Prescrizione nel Recupero Crediti Aziendale come Interromperla e Costruire un Sistema di Controllo Efficace

La prescrizione rappresenta uno degli ostacoli più insidiosi nel recupero crediti aziendale. Quando un credito si prescrive, l’azienda perde il diritto di incassare quanto dovuto, con conseguenze economiche spesso rilevanti. Questo articolo offre una mappa chiara delle principali scadenze di prescrizione, spiega come interromperle correttamente e suggerisce come costruire un sistema di controllo interno efficace per evitare perdite di crediti.

Calendario con scadenze di prescrizione evidenziate

Le principali scadenze di prescrizione nel recupero crediti aziendale.

In ambito commerciale, la prescrizione dei crediti segue regole precise stabilite dal Codice Civile italiano. Le scadenze più comuni da conoscere sono:

·         Dieci anni: il termine generale di prescrizione è decennale e si applica a tutti i diritti per i quali la legge non prevede un termine diverso (art. 2946 c.c.). Rientrano normalmente in questo termine i crediti derivanti da contratti di vendita tra imprese, forniture di beni, obbligazioni contrattuali in genere.

·         Cinque anni: termine per interessi, canoni, tutto ciò che deve pagarsi periodicamente ad anno o in termini più brevi, crediti derivanti da rapporto di lavoro subordinato (art. 2948 c.c.).

·         Due anni: termine applicabile ai diritti derivanti dal contratto di assicurazione (art. 2952 c.c.), nonché ai crediti relativi alle forniture di energia elettrica, gas e acqua nei confronti dei consumatori, secondo la disciplina introdotta dalla L. 205/2017.

·         Un anno: termine applicabile ai diritti derivanti dal contratto di spedizione e dal contratto di trasporto (art. 2951 c.c.). Si tratta di ipotesi meno frequenti nel recupero crediti aziendale ordinario, ma che possono assumere rilievo in settori specifici.

Questi termini decorrono dalla data in cui il credito diventa esigibile, cioè quando il debitore avrebbe dovuto adempiere.

Esempio pratico

Un’azienda che ha emesso una fattura per la vendita di merci il 1° gennaio 2020 con scadenza 31 gennaio 2020, avrà tempo sino al 31 gennaio 2030, per agire in giudizio o compiere un valido atto interruttivo della prescrizione: trattandosi di vendita tra imprese, si applica il termine ordinario di 10 anni (art. 2946 c.c.). Se non interviene, il diritto di incassare si estingue.

Come interrompere correttamente la prescrizione

Interrompere la prescrizione significa bloccare il decorso del termine, facendo ripartire il conteggio da zero. È fondamentale agire tempestivamente e con atti validi per evitare che il credito si estingua.

Atti che interrompono la prescrizione

• Richiesta scritta di pagamento: una lettera raccomandata o PEC inviata al debitore con la richiesta di saldo del credito.

• Atto di citazione in giudizio: avviare una causa legale per il recupero del credito.

• Ricorso per decreto ingiuntivo: procedimento sommario per ottenere un titolo esecutivo.

• Qualsiasi riconoscimento del debito da parte del debitore: anche un pagamento parziale o una dichiarazione scritta.

Consigli pratici

• Conservare sempre le prove degli atti interruttivi, come ricevute di raccomandate o copie di atti giudiziari.

• Inviare la richiesta di pagamento prima della scadenza del termine di prescrizione.

• Monitorare costantemente i crediti in scadenza per intervenire tempestivamente.

Costruire un sistema di controllo interno per la gestione della prescrizione

Un sistema di controllo interno efficace è essenziale per evitare che i crediti si prescrivano senza che l’azienda se ne accorga. Ecco come strutturarlo:

1.       Mappatura dei crediti e delle scadenze 

·         Creare un database aggiornato con tutti i crediti, indicando importo, data di esigibilità e termine di prescrizione.

·         Classificare i crediti per priorità e rischio di prescrizione imminente.

2. Procedure di monitoraggio periodico

• Stabilire controlli mensili o trimestrali per verificare lo stato dei crediti.

• Segnalare tempestivamente i crediti a rischio prescrizione al responsabile del recupero.

3. Azioni tempestive e documentate

• Predisporre modelli standard per le richieste di pagamento e gli atti interruttivi.

• Archiviare in modo ordinato tutte le comunicazioni e i documenti legali.

4. Formazione del personale

• Formare il team amministrativo e legale sulle scadenze di prescrizione e sulle modalità di interruzione.

• Sensibilizzare sull’importanza della tempestività e della documentazione.

Sistema digitale per il monitoraggio delle scadenze di recupero crediti

Esempi concreti di gestione efficace della prescrizione

Un’azienda di medie dimensioni ha implementato un sistema di controllo interno basato su software gestionale che invia alert automatici 60 giorni prima della scadenza della prescrizione. Grazie a questo sistema, ha ridotto del 30% i casi di prescrizione persa in un anno, aumentando il recupero crediti.

Un’altra impresa ha adottato la prassi di inviare sempre una raccomandata con ricevuta di ritorno entro 90 giorni dalla scadenza del credito, interrompendo così la prescrizione e mantenendo attivi i diritti di incasso.

Consigli finali per evitare la perdita dei crediti

• Non aspettare troppo a lungo per agire: la tempestività è la chiave.

• Documenta ogni passaggio con cura.

• Usa strumenti digitali per monitorare le scadenze.

• Coinvolgi il reparto legale fin dalle prime fasi di recupero.

• Ricorda che anche un piccolo riconoscimento del debito da parte del cliente può interrompere la prescrizione.

La prescrizione nel recupero crediti aziendale può rappresentare una trappola costosa se non gestita con attenzione. Conoscere le scadenze, agire tempestivamente per interromperle e costruire un sistema di controllo interno solido sono passi fondamentali per proteggere i diritti dell’azienda e garantire la continuità finanziaria. Investire in queste pratiche significa trasformare un rischio potenziale in un’opportunità di recupero efficace.